Har du sagt ja til å endelig holde dine første digitale møter? Tips om hvilken plattform, tekniske problemer og hvordan runde av et møte best mulig kan du lese om i denne artikkelen.
Digitale møter og event, eller arrangement på godt norsk, er en begivenhet hvor hensikten er å informere, skape engasjement og begeistring, og ikke minst markedsføre. Før 2020 var det en relativt økende trend å holde digitale møter og seminarer, spesielt for bedrifter med internasjonale grener. Derimot under pandemien ble det et nødvendig tiltak å ta alle fysiske møter og event over til den digitale verden – både private sammenkomster og offentlige arrangementer. «4 av 5 statlige virksomheter og kommuner har økt digitaliseringstakten i koronaperioden.» - SSB.no. Trippus var allerede en stor aktør innen møter og konferanser, men som flere bedrifter har tilpasset seg behovet i markedet. De har skapt funksjonelle verktøy, slik som en nyttig eventapp – en app for arrangement for deg som ønsker å holde både digitale, hybride og fysiske møter og event.
Selv etter gjenåpningen av samfunnet har digitale møter kommet for å bli. Hvis du føler at det å være vert, eller arrangør, er et steg utenfor komfortsonen, så har vi akkurat det du trenger før du holder dine første digitale møter – tips, råd og ting som er viktig å huske på finner du under her.
5 tips til digitale møter
Om så det er en virtuell sosial sammenkomst, årsmøte eller jobbkonferanse, er det flere ting å tenke på, spesielt dersom man er ny, når man er vert for et online møte. Her har vi samlet våre 5 beste tips til digitale møter for nybegynnere:
1. Hva er formålet?
Det sier seg kanskje selv, men det er fort gjort å glemme hva hensikten med møtet er midt oppi forberedelsene. Er det et diskusjonsforum for deg og dine kollegaer hvor du kanskje kun behøver et blankt ark for å skrive ned ideer og notater på? Skal du arrangere generalforsamlinger eller digitale årsmøter hvor du behøver et påmeldings- og stemmesystem hvor deltakerne kan avgi sin stemme gjennom? Eller er det et rent informativt møte hvor du som arrangør skal presentere og kommunisere informasjon? Jo raskere du vet hva det nøyaktige formålet med møtet er, jo raskere får du kommet i gang.
2. Velg plattform
Det er utallige virtuelle møteplattformer der ute med ulike funksjoner og verktøy. Avhengig av hensikten med møtet, så er vårt beste tips at du velger den plattformen du allerede har kjennskap til og føler deg tryggest i. De fleste plattformer, slik som Zoom, Microsoft Teams, Skype eller Google Meet, har enkle innstillinger som de fleste forstår eller lærer seg fort. Dersom du føler at disse virtuelle møteplattformene ikke tilbyr alle funksjonene du ønsker, kan du i tillegg ta i bruk eksterne hjelpemidler som Trippus Eventapp. Trippus, samt flere eksterne apper og hjelpemidler har ofte en integrasjon med plattformer som f.eks. Zoom. Hvis du er usikker på hvilken plattform du vil bruke så sett av ekstra tid til å se litt rundt og prøve deg fram.
3. Send ut møteplanen
Om så det er et mer avslappet møte for diskusjon og idémyldring eller et ekstraordinært årsmøte så er det nyttig for både deg som vert og deltakere å ha en agenda å gå etter. Skriv opp dag og tidspunkt, de grunnleggende punktene du/dere skal gå gjennom, samt de ulike delene av møtet og hva disse vil inneholde - om det er delt opp i flere deler. Dette vil også kunne hjelpe gjestene å best mulig forberede seg til møtet. Dessuten kan det være lurt å oppfordre deltakerne å teste sitt eget tekniske utstyr i god tid før møtet for å unnvike å bruke unødvendig tid fra agendaen.
4. Prøvekjør
Når det kommer til teknologi så kan man alltids forvente noe tekniske problemer. Hvordan du håndterer disse utfordringene vil sette tonen for resten av møtet. Derimot gjør vi alt vi kan for å unngå og forebygge tekniske problemer – og dette kan du gjøre ved å prøvekjøre møtet. Ta en testrunde med venner eller familie som deltakere, eller logg selv inn på møtet som gjest via en annen enhet. På denne måten vil du ikke bare kunne teste det tekniske aspektet, men også hvordan du kommuniserer informasjonen – deg som vert. Kanskje du snakker for fort eller blir tørr i munnen? Nå vet du i hvert fall at du burde ha klart et glass vann og at du må huske å ta pustepauser. Nordmenn er notoriske på å snakke på både inn- og utpust, spesielt hvis man er nervøs eller spent. Dette er et forbedringspotensial de fleste kan kjenne seg igjen i, både nye og erfarne.
5. Oppsummering & tilbakemelding
Ha en kort oppsummering av de viktigste temaene, punktene og avgjørelsene på slutten av møtet. Trenger du å delegere en arbeidsoppgave til en kollega? Hvem er ansvarlig for at det som har blitt tatt opp videreformidles til rett person eller at det blir lagt en slagplan for endringer? Gjør det klart for deltakerne hva som er det neste steget, når de kan forvente svar på eventuelle spørsmål og endringer, og når/hvis det blir et nytt møte i framtiden. Skap et dokument/referat med alle disse punktene som alle har tilgang til slik at man kan gå tilbake og lese gjennom i ettertid. Dersom det er aktuelt spør om feedback fra gjestene og
om de har noen spørsmål du kan svare på der og da.
Husk: Ting skjer!
Aller fleste har full forståelse for det vi ikke har kontroll over. Ta det med et smil, pust med magen, og ikke vær redd for å spørre om hjelp fra deltakerne. Å holde et digitalt møte er et flott første steg utenfor komfortsonen og vil hjelpe deg som person, kollega, og leder til å videre utvikle deg og dine egenskaper.
